第一章? 總則
第1條 為加強后勤服務(wù)管理，規(guī)范服務(wù)行為，明確服務(wù)范圍，提高服務(wù)效率，特制訂本辦法。
第2條 本辦法適用于公司工作快遞寄送、出差機票預(yù)訂、員工名片印制、禮品購置與分發(fā)等管理。
第3條 主要職責。
1.集團領(lǐng)導(dǎo)：負責后勤服務(wù)項目與范圍的確定，以及大額費用開支的審批。
2.集團行政管理中心：作為后勤服務(wù)歸口管理部門，負責提供具體服務(wù)。
3.集團財務(wù)管理中心：負責相關(guān)費用的審核、審批與報銷。
第二章? 信件收發(fā)管理
第4條 本章所指信件指外單位通過郵寄方式或經(jīng)快遞公司送達本公司或本公司外發(fā)的普通信件、掛號信件、包裹、快遞、報刊雜志、廣告宣傳資料等。
第5條 信件的簽收。
1.前臺負責每日收取報刊雜志及信箋，掛號信件、包裹、快遞等重要信件應(yīng)做好登記。
2.郵遞員送來的信件，前臺要檢查有無開封、損壞的函件，如有開封、損壞函件，必須讓函件接收部門（或本人）派人查收。函件接收部門（或本人）不派人或不收函件按信件退回處理。
3.需到郵局領(lǐng)取的函件，由部門負責到郵局領(lǐng)取。
第6條 信件的分發(fā)。前臺收到報紙、期刊和信件后，先分類登記（見附件1《信件簽收登記表》）后分發(fā)，每天整理一次報刊雜志、信件、包裹等資料，分類進行存放。集團高管報刊雜志信箋由前臺當天分發(fā)，其他部門應(yīng)及時到前臺領(lǐng)取。如有掛號信或快遞等重要信件應(yīng)及時通知收件人。
第7條 收到信件、報刊后須及時分發(fā)，不得積壓，不得造成信件延誤或遺失。
第8條 信件的發(fā)送。
1.因工作需要，需向外部寄送文件、資料、貨物及其他貨品者，必須先填寫《信件發(fā)送審核表》（詳見附件2），須經(jīng)部門負責人、行政管理中心主任簽字確認，并將需郵寄的貨品包裝好后交給前臺，由前臺統(tǒng)一安排郵寄。
2.未經(jīng)登記或需郵寄的信件無部門負責人簽字者，前臺可拒絕受理，如需郵寄郵費自付。
3.如收件人等信息不清楚或不完整，前臺有權(quán)要求當事人將資料完善，對于無故拒不按要求填寫，且經(jīng)前臺要求無效者，前臺有權(quán)拒發(fā)該信件，并將情況報該部門負責人處理。
4.前臺要認真在《信件發(fā)送登記表》（詳見附件3）上進行登記，郵寄后有義務(wù)向寄件人告知快遞單號等信息，郵件的后續(xù)跟蹤由寄件人自行負責。
5.寄送文件、資料、貨物等郵件貨品，原則上通過公司指定的承運單位（郵局、EMS、順豐速遞、中通郵件、申通郵件）進行郵寄，如有特殊情況需通過公司指定外的承運單位寄送，必須經(jīng)行政管理中心主任審批方可生效。
6.前臺要保留好每次郵寄的存根，以備查驗核對。
7.前臺每月做一次信件發(fā)送匯總表報行政管理中心主任核實后交財務(wù)管理中心處理郵寄費用的問題。
第9條 違規(guī)寄件處罰。若出現(xiàn)部門負責人或者前臺把關(guān)不嚴，導(dǎo)致出現(xiàn)快遞私用情況的發(fā)生，一次性給予責任人當次快遞費5倍罰款，同時給予寄件人當次快遞費10倍罰款，罰款從當月工資里扣除。
第10條 工作快遞的寄送。
1.寄送范圍。公司員工因工作需要，均可申請寄送工作快遞。
2.工作快遞寄送的審批。填寫《信件發(fā)送審核表》→部門負責人簽字→行政管理中心主任簽字→到前臺領(lǐng)取快遞單→項目填寫清楚后交給前臺寄送（特殊情況下可委托前臺代為填寫）。
3.工作快遞寄送的原則。
①請各部門負責人在工作快遞審批時嚴格把關(guān)，嚴格區(qū)分工作快遞和私人快遞，杜絕以工作的名義寄送私人快遞。
②區(qū)域公司在集團寄送快遞，由相關(guān)歸口單位負責人審批（如區(qū)域公司經(jīng)營部由集團經(jīng)營管理中心歸口審批），費用按年度報集團財務(wù)結(jié)算。
③工作快遞請寫明收件單位名稱和聯(lián)系方式備查。
④私人快遞由前臺聯(lián)系快遞公司上門取件，不得要求前臺外出到郵局寄送私人快遞。
⑤前臺接到快件后應(yīng)及時電話通知快遞公司人員安排取件并留存底單以便查詢。
第三章? 機票預(yù)訂管理
第11條 職責說明。
1.出差申請人：按《員工出差管理辦法》填寫《因公出差審批表》，需乘飛機的，出差申請人可先在網(wǎng)上查詢機票信息，或向公司前臺查詢機票信息。
2.行政管理中心：經(jīng)出差申請人分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政管理中心可接受機票預(yù)訂申請。
3.分管領(lǐng)導(dǎo)：審核出差人乘坐飛機必要性。
第12條 審批程序。
1.審批權(quán)限依次為：出差申請人→部門負責人→部門分管領(lǐng)導(dǎo)→總裁審批→行政管理中心備案。
2.集團公司董事長、總裁、副總裁可直接通知前臺訂購機票，但須由秘書或者本人填寫訂票申請單。
第13條 預(yù)訂標準。
1.國內(nèi)乘坐火車在10小時內(nèi)能到達出差目的地的，原則上不受理機票預(yù)訂。
2.普通員工因公出差，特殊情況經(jīng)審批后方可預(yù)訂機票。
3.有開通夕發(fā)朝至列車的出差地點不得訂購機票。
第14條 費用。
1.所有機票，由前臺憑《出差申請表》統(tǒng)一報銷月結(jié)款項。
2.機票預(yù)訂后，無特殊原因一律不得改簽或退票。因公不能按時出行，需注明原因，重新填寫《出差申請表》預(yù)訂；因私造成的改簽或退票費用，由出差申請人全部承擔。
第四章? 名片印制與使用管理
第15條 名片印制。
1.行政管理中心統(tǒng)一負責對外印制名片的印刷業(yè)務(wù)。
2.原則上公司員工需轉(zhuǎn)正后方可印制名片，新員工或名片使用完者，應(yīng)先填寫《名片印刷申請單》（詳見附件4），部門負責人簽字同意并經(jīng)過分管副總審批后方可交由行政管理中心負責印制。
3.名片印制申請人每月10日前統(tǒng)一到行政管理中心登記，并在《名片印刷申請單》上明確標示個人信息，包括姓名、職務(wù)、聯(lián)系電話等。如遇特殊情況急需用名片則提前3日通知行政管理中心。
4.名片印制到位后，領(lǐng)取人到行政管理中心對名片信息進行核對，確認無誤后在《名片領(lǐng)用登記表》（詳見附件5）中簽字。
5.行政管理中心對印制名片應(yīng)留底存檔。
第16條 名片配給數(shù)量控制。行政管理中心有責任定期檢查、收集各部門名片需求，將相關(guān)信息統(tǒng)計。印制數(shù)量單位：1盒/人/次（100張）。
1.管理人員：經(jīng)理及以上級別的管理人員，印制數(shù)量：3盒/人/次，備用數(shù)量：2盒/人/次。
2.正式員工：2盒/人/次，備用數(shù)量：1盒/人/次。
3.如遇大型展會、研討會、客戶尋訪等名片大量消耗的情況，要提前準備，數(shù)量根據(jù)實際需要情況具體對待（提前3天提出印制名片申請）。
第17條 名片備用保管及保留。
1.每位員工不同時期不同版本的名片，行政管理中心要保留一張以備查。
2.每位員工備用的名片由行政管理中心統(tǒng)一保管，員工需要時到行政管理中心領(lǐng)用，行政管理中心根據(jù)庫存情況定期檢查備用名片并及時印制新名片。
3.名片更新：名片中信息發(fā)生變化時，需立即更新印制新的名片。
第18條 名片使用。
1.名片使用須恰到好處，不可像撒傳單般濫用，合理掌握使用范圍。
2.掌握名片遞送禮儀和交換規(guī)則。
3.員工在業(yè)務(wù)交往過程中收到的公務(wù)、客戶名片屬公司客戶資料，須在公司內(nèi)共同使用，不得占為己有。
3.任何人不得私自印制公司名片，不得隨意改變公司的名片設(shè)計樣式、排版等，違者按照1元/張乘以印制名片的數(shù)量進行懲處。
第19條 名片作廢及處理。
1.員工因升職、調(diào)職、離職等原因，原版本名片不得繼續(xù)使用，剩余名片所屬部門負責人收回并銷毀。
2.名片信息已更新，舊名片由所在部門負責人收回作銷毀處理。
第20條 費用核算。每月底，行政管理中心按部門實際印刷名片數(shù)量，按部門進行費用分攤，并將結(jié)果通知相關(guān)部門。
第五章? 禮品購置與分發(fā)
第21條 本章所稱禮品指：經(jīng)公司批準，由集團行政管理中心直接批量購置或定制的專門用于對外公關(guān)工作或業(yè)務(wù)交往，以公司名義向有關(guān)單位、個人饋贈發(fā)送的紀念物品以及作為公司員工福利的禮品。
第22條 禮品的購置。
1.禮品集中采購：每年12月份集團行政管理中心組織集團及各區(qū)域公司申報禮品采購計劃，根據(jù)集團、各區(qū)域公司對禮品的需求計劃，綜合集團高管及各區(qū)域公司高管對禮品的要求，由集團行政管理中心和人力資源中心擬定“全年禮品集中制作或采購方案”，包括：設(shè)計理念、圖樣（效果圖），所用材料、規(guī)格、單價、數(shù)量等，經(jīng)集團總裁審批由集團行政管理中心、人力資源中心與財務(wù)管理中心三方人員組成招標工作組，在集團招標工作小組（由公司高管擔任組長）的領(lǐng)導(dǎo)下進行招標制作和采購工作。
2.采購的禮品應(yīng)與集團的市場地位及企業(yè)文化相符合，達到提升集團對外形象的目的。在禮品的選材和品種上不追求貴重奢侈，要體現(xiàn)集團的特色。送給來訪與外國客人的禮物，交流時，還要能體現(xiàn)中國的特色。
3.禮品采購原則。
①貨真價實原則：價格公道合理,不能以次充好、以假亂真。
②集體采購原則：參與采購人員不得低于3人。
③集中制作原則：年度計劃、專業(yè)設(shè)計、集中制作和采購。
4.福利禮品采購：集團人力資源中心根據(jù)實際需要填寫《禮品采購申請單》（詳見附件6）交由行政管理中心統(tǒng)一進行采購，注明禮品名稱、數(shù)量、預(yù)計單價（有無預(yù)算）、計劃到貨日期。預(yù)計總金額超過10000元人民幣的要報財務(wù)總監(jiān)、集團總裁審批。
5.接待禮品采購：
①集團各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用禮品的，原則上領(lǐng)用公司庫存禮品，如果庫存禮品不能滿足需要，審批后采購金額在3000元以內(nèi)的，則根據(jù)《禮品采購申請單》審批的內(nèi)容，由行政管理中心負責組織采購，或者在審批授權(quán)后由使用單位、使用者自行采購；采購金額在3000—50000元的，由集團行政管理中心、人力資源中心與財務(wù)管理中心一同采購。
②針對公司重要客戶，由集團行政管理中心批準或高管安排緊急的重要禮品采購，按照《禮品采購申請單》經(jīng)過審批后由行政管理中心負責采購落實，采購人員必須在3人以上。
第23條 禮品的保管。
1.原則上各類禮品均由集團行政管理中心后勤管理員進行保管。
2.后勤管理員在禮品購置回公司或廠家按合同將禮品交付公司時，由經(jīng)辦人填寫物品的入庫清單，后勤管理員根據(jù)入庫清單驗貨，認真檢查質(zhì)量并清點數(shù)量，確認無誤后在入庫清單中簽字確認，并提交集團行政管理中心主任復(fù)核。入庫清單包括入庫品種、入庫數(shù)量、入庫金額、經(jīng)辦人、入庫時間等（詳見附件7）。
3.后勤管理員每月末對禮品庫進行清點對賬，每季度對禮品庫進行全面盤點清點，并填寫年度禮品庫入庫臺賬（詳見附件8）和年度禮品庫出庫臺賬（詳見附件9），報集團行政管理中心主任。在禮品數(shù)量不足時應(yīng)及時向集團行政管理中心主任報告，及時提出制作補充禮品的需求。
4.禮品入庫、出庫應(yīng)如數(shù)登記，注明領(lǐng)用人、領(lǐng)用用途、數(shù)量和金額，并如實填寫禮品庫出庫臺賬，做到賬物相符。如因主觀原因出現(xiàn)賬物不符的則按照物品同等價格進行賠償，并做出書面檢查。
5.后勤管理員換崗或離崗時，應(yīng)將賬物盤點清楚后隨入庫單、入庫臺賬、出庫臺賬一并移交下一任專管人員。
6.后勤管理員其職責是負責保管，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，不得發(fā)放。后勤管理員因其他原因不在時，應(yīng)由集團行政管理中心主任或由其安排其他人員代管，在專管人員到崗后立即與代管人員核查帳物，以免出現(xiàn)賬物不符。代管人員在代管期間不履行職責的，出現(xiàn)賬物不符的由代管人員直接承擔經(jīng)濟責任。如集團后勤管理員因其他原因不在時，未經(jīng)授權(quán)的其他人員擅自代管出現(xiàn)賬物不符的，由其本人直接承擔經(jīng)濟責任。
第24條 禮品的領(lǐng)取與分發(fā)。
1.禮品的領(lǐng)取和分發(fā)必須填寫禮品領(lǐng)用審批單（詳見附件10），禮品領(lǐng)用時需填寫禮品領(lǐng)用登記表（詳見附件11），由集團行政管理中心統(tǒng)一發(fā)放。
2.接待禮品的贈送。
①贈送對象的身份、個性以及贈送方式、地點要與禮品的特點相適宜；多人場合，要注意區(qū)分受贈人的不同職位，考慮選擇不同檔次、品種的禮品；重復(fù)贈送時，注意花樣品種的更換。
②避免禮品的重復(fù)贈送或漏送。同一單位同一賓客在同一次贈送活動中，要避免公司或部門多頭贈送現(xiàn)象；或其相反，遺漏重要賓客。禮品使用單位和行政管理中心注意把關(guān)，防止此類事情發(fā)生。
③普通禮品贈送，目的是加強與賓客的溝通，給賓客留下公司良好的印象和記憶。贈送禮品時，注意了解授贈人的個性特點，講究品位、格調(diào)，采取不同方式，做到既不鋪張浪費，又能收到實效。
第25條 禮品的費用分攤。
1.行政管理中心在每月末將禮品支出明細表發(fā)到財務(wù)管理中心，財務(wù)管理中心將各部門發(fā)生的費用支出計入本部門費用。
2.各部門所領(lǐng)用禮品有剩余時，不得私自占用，需退回行政管理中心，行政管理中心重新入庫，退回禮品費用不再計入各部門。
第六章? 附則
第26條 本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第27條 本辦法經(jīng)集團高層經(jīng)營班子會議審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第28條 附件：（1）信件簽收登記表；（2）信件發(fā)送審核表；（3）信件發(fā)送登記表；（4）名片印刷申請單；（5）名片領(lǐng)用登記表；（6）禮品采購申請單；（7）禮品庫入庫清單；（8）年度禮品庫入庫臺賬；（9）年度禮品庫出庫臺賬；（10）禮品領(lǐng)用審批單；（11）禮品領(lǐng)用登記表。
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